Как заполнить ЕФС-1 при приёме нового сотрудника: пошаговое руководство
Титульный лист
Здесь указываются данные организации или ИП, которые принимают нового сотрудника.
- Регистрационный номер, присвоенный в ПФР или СФР — есть в выписках из реестров. Этот номер указан в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- Полное наименование организации или ФИО ИП — без сокращений.
- ИНН — вписывается с начала строки, в последних двух клетках ставятся прочерки.
- КПП — заполняют только юрлица. ИП эту графу не заполняют.
- Коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО) — нужны только государственным и муниципальным учреждениям (если сдают подраздел 1.3). Узнать можно на сайте регионального отделения Росстата.
- Код по ОКВЭД.
- ОГРН / ОГРНИП — при указании ОГРН в первые две клетки пишите «0».
- Номер телефона — без пробелов и символов, включая код города.
- Актуальный адрес электронной почты.
- Код категории страхователя-физлица — обязательно, если наниматель — физическое лицо (например, ИП, адвокат, нотариус).
|
Тип работодателя |
Какой код нужно указать |
|
Индивидуальный предприниматель |
ИП01 |
|
Глава крестьянского (фермерского) хозяйства, зарегистрированный в качестве ИП |
ИП02 |
|
Физлицо, которое платит физлицам |
ФЛ01 |
|
Адвокат |
ФЛ02 |
|
Нотариус, занимающийся частной практикой |
ФЛ03 |
|
Арбитражный управляющий |
ФЛ04 |
|
Патентованный поверенный |
ФЛ05 |
Подраздел 1: сведения о сотруднике
Здесь указываются личные данные нового сотрудника. Потребуется внести следующие сведения:
- СНИЛС
- ИНН
- ФИО — полностью
- Дата рождения
- Код страны, гражданином которой является сотрудник — например, для РФ — 643
- Статус застрахованного лица — указывается кодом
|
Статус сотрудника |
Код для ЕФС-1 |
|
Гражданин РФ |
ГРФ |
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ |
ПЖИГ |
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец |
ВЖИГ |
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС) |
ВПИГ |
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС) |
ВКС |
Подраздел 1.1: сведения о приёме на работу
Это ключевая часть отчёта. Здесь фиксируется факт приёма на работу. Если работник принёс заявление о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, укажите дату подачи этих документов. Все даты нужно указывать в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Далее нужно заполнить таблицу о кадровом событии:
1. Порядковый номер события — обычно «1».
2. Дата приёма
3. Сведения о кадровых изменениях — пишем заглавными буквами: «ПРИЕМ».
4. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если сотрудник будет работать в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник окажется в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
5. Должность, структурное подразделение, код договора.
Указывайте подразделение только если оно есть в трудовом договоре.
Код договора:
- 0 — бессрочный
- 0.1 — срочный до 6 месяцев
- 0.2 — срочный свыше 6 месяцев
- 1 — совместительство (бессрочное)
- 1.1 — совместительство до 6 мес.
- 1.2 — совместительство свыше 6 мес.
6. Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия). При приёме сотрудника на дистанционную работу в этой графе также указывается специальный код:
- ДИСТ — дистанционная работа
- НДОМ — работа на дому
- НЕПД— неполный день
- НЕПН — неполная неделя
7. Причины увольнения — не заполняется при приёме.
8. Наименование документа — обычно приказ или трудовой договор.
9. Дата приказа.
10. Номер приказа.
11. Признак отмены записи — оставьте пустым.
Когда сдавать ЕФС-1?
Не позднее следующего рабочего дня после приёма сотрудника.
Например:
- Приняли 16 мая → сдать 16 или 17 мая.
- Приняли 7 марта → сдать 7 или 11 марта (с 8 по 10 — выходные).
С 1 августа 2025 года Социальный фонд принимает форму ЕФС-1 только через Единую цифровую платформу (ЕЦП).
Ссылка для подключения сервиса доступна на сайте СФР в разделе «Технологическая информация для операторов ЕЦП СФР».
Важные требования
Отчёт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного представителя. Для физических лиц обязательно наличие машиночитаемой доверенности с необходимым полномочием.
Как отправлять отчёт по ТКС (телекоммуникационным каналам связи)?
- Сформировать файлы в установленном формате.
- Проверьте их с помощью программ СФР (из раздела «Программное обеспечение») и при наличии ошибок исправьте их.
- Проверить файлы антивирусом и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
- Зашифровать, заархивировать и отправить в территориальный орган СФР одной транспортной посылкой (файл со взносами и файлы с индивидуальными сведениями — отдельно подписываются, архивируются и шифруются).
После отправки вы получите:
- квитанцию о доставке — подтверждает, что файл дошёл. Если в протоколе обнаружат ошибки — исправьте и повторно отправьте в срок.
- протокол контроля — подписанный ЭП СФР. Его нужно подписать своей ЭП и отправить обратно.
Ответственность за нарушение порядка и сроков представления
За нарушения предусмотрены штрафы:
- Несвоевременная или недостоверная подача сведений (наказание — должностное лицо) — Ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
- Непредставление сведений по договорам ГПХ — Ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
- Непредставление отчёта в электронной форме, если она обязательна (п. 2 ст. 8, ст. 17 Закона о персонифицированном учёте) — штраф 1 000 руб.
ЕФС-1 — не просто формальность. Это важный элемент персонифицированного учёта. Заполняйте аккуратно, сдавайте в срок и используйте электронные сервисы — так вы избежите штрафов и сэкономите время.